Kragerø kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. I tillegg samler vi inn det vi trenger for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi

• samler inn opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem
• sletter dem
• eller utleverer dem

Hvis Kragerø kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også få vite hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.

Kragerø kommune henter opplysninger direkte fra deg, fra offentlige registre og i noen tilfeller fra en tredjepart.

For eksempel henter vi ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse om annen type informasjon når du søker om en tjeneste eller ytelse.

Når du logger deg inn på Kragerø kommunes «Min side» via ID-porten (Norges nasjonale autentiseringsportal), kan du når som helst velge å lagre utkast av utfyllingen av skjermdialogen og hente den opp igjen for videre utfylling senere. Opplysningene du har tastet inn vil da ligge lagret på Kragerø kommunes server (lagrede data blir automatisk slettet etter 3 måneder), men vil ikke være tilgjengelige for mottaker før du bestemmer deg for å sende inn søknaden.

Når du har valgt innsending, har du samtidig samtykket i at mottaker/behandlingsansvarlig kan motta og behandle opplysningene.

Vi henter også inn personopplysninger om deg fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Statsforvalteren.

Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

Du har alltid rett til å få vite hvor fra vi henter opplysninger om deg fra. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette. 

Vi behandler opplysninger som for eksempel:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• Er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• Handler om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger, diagnose, medisiner osv.
• Er knyttet til de tjenestene du benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
• Trengs i forbindelse med det å være ansatt i Kragerø kommune, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet med mer.

Les mer om hva som regnes som personopplysninger på datatilsynets sider

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.

Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• Uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• Opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
• Opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere. Alle overføringer blir gjennomført i henhold til hjemmelsgrunnlag som kommunen har. I noen tilfeller gir lov og forskrift hjemmel til å overføre opplysninger til eksterne mottakere uten at de registrerte blir informert dette. Eksempelvis kan dette være melding til barnevernet. 

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Skulle noe annet være tilfelle reguleres dette i databehandleravtalen.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr for eksempel at vi sletter personopplysninger om deg, som vi har fordi du har gitt ditt samtykke, hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene. Det er Kragerø kommune, ved kommunedirektør, som er behandlingsansvarlig.